Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación

En esta política, HRC TECHNOLOGIES S.A.S. se denomina HRC.

2. Objeto y normas aplicables

Esta política explica cómo HRC trata datos personales, para qué y cómo puede usted ejercer sus derechos. Aplica a todos los datos que HRC trate, cualquiera sea su soporte, y obliga a sus administradores, colaboradores, contratistas y subencargados. Se expide en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y el Título V de la Circular Única de la SIC.

3. Las dos calidades de HRC: lea este numeral primero

HRC desarrolla y opera plataformas tecnológicas para otras empresas, y además presta algunos servicios directamente a personas. Por eso trata datos en dos calidades distintas, y la forma de ejercer sus derechos depende de cuál aplique.

3.1 HRC como encargado

Cuando una empresa usa una plataforma de HRC (por ejemplo, para originar créditos, administrar cartera o liquidar nómina), esa empresa es la responsable de los datos de sus clientes o empleados, y HRC solo los trata por su cuenta y según sus instrucciones. HRC no usa esos datos para fines propios.

En ese caso, sus derechos se ejercen ante la empresa responsable. Si usted escribe a HRC, HRC traslada su solicitud a esa empresa dentro de los dos (2) días hábiles siguientes y le informa a quién la trasladó. HRC no le exige ningún trámite previo.

3.2 HRC como responsable

HRC es responsable de los datos que trata para sí misma:

• Servicios opcionales a usuarios finales: verificación biométrica de identidad, firma electrónica y consultas, que HRC presta y factura directamente a la persona que los elige. Por ejemplo, los clientes de CONFÍA FINANCIERA TECNOLÓGICA S.A.S. que escogen la ruta opcional con costo.
• Sus clientes empresariales, proveedores y aliados, y las personas de contacto de cada uno.
• Sus colaboradores, aspirantes y accionistas.
• Visitantes de su sitio web y personas que la contactan.

En estos casos, usted ejerce sus derechos directamente ante HRC (numeral 11).

4. Principios

HRC aplica los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

5. Datos que trata como responsable

• Usuarios de servicios opcionales: identificación, contacto, datos de facturación, fotografía del documento de identidad, imagen facial, plantilla biométrica, prueba de vida y trazabilidad de la firma (fecha, hora, IP, dispositivo y ubicación).
• Clientes empresariales, proveedores y aliados: datos de contacto y de facturación de sus representantes y personas de contacto.
• Colaboradores y aspirantes: los necesarios para la relación laboral o contractual.
• Visitantes del sitio: datos de contacto que entregan y datos técnicos de navegación.

6. Finalidades como responsable

• Prestar los servicios opcionales de verificación de identidad y firma electrónica, facturarlos y recaudar su precio.
• Atender peticiones, quejas y reclamos sobre esos servicios.
• Consultar listas restrictivas y cumplir sus deberes de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
• Gestionar la relación con clientes empresariales, proveedores, colaboradores y accionistas.
• Enviar información comercial a clientes empresariales que lo hayan autorizado.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.

7. Datos biométricos

Los datos biométricos se usan exclusivamente para verificar la identidad, prevenir la suplantación y el fraude, y conservar la evidencia de la firma. No se usan para evaluar créditos, entrenar modelos analíticos o de inteligencia artificial, hacer publicidad, segmentar audiencias ni reportar a centrales de riesgo, y no se ceden ni se venden. HRC exige por contrato estas mismas restricciones a sus subencargados. Solo accede el personal autorizado que lo requiera por sus funciones, con registro en bitácora.

8. Subencargados

Cuando HRC actúa como encargado, solo incorpora un nuevo subencargado después de avisar a la empresa responsable con la anticipación pactada en su contrato.

9. Datos fuera de Colombia

HRC aloja y procesa sus plataformas en la infraestructura de nube de Oracle en la República Federativa del Brasil. Brasil no figura en la lista de países con nivel adecuado de protección declarados por la SIC. Por eso, cuando HRC es responsable, le pide su autorización expresa para esta transmisión, conforme al literal a) del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012; cuando es encargado, la autorización la obtiene la empresa responsable. HRC no traslada datos a otro país sin actualizar antes esta política.

10. Sus derechos

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Pedir prueba de la autorización que otorgó.
• Ser informado del uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la SIC por infracciones a la Ley 1581 de 2012.
• Revocar la autorización y pedir la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a sus datos.

11. Área responsable y procedimiento

Indique su nombre, número de documento, lo que solicita con los hechos que lo sustentan y una dirección para responderle.

• Si al reclamo le falta información, se la pedimos dentro de los 5 días hábiles siguientes. Si pasan 2 meses sin que la complete, se entiende que desistió.
• Dentro de los 2 días hábiles siguientes al recibo del reclamo completo, el dato queda marcado como "reclamo en trámite".
• Si la solicitud corresponde a datos que HRC trata como encargado, se traslada a la empresa responsable conforme al numeral 3.1.
• Antes de acudir a la SIC, usted debe haber presentado su consulta o reclamo ante HRC, conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

12. Seguridad e incidentes

HRC cifra los datos en tránsito y en reposo, exige autenticación de varios factores, asigna accesos por perfiles, registra los accesos en bitácora y mantiene copias de respaldo. Ante un incidente de seguridad, HRC avisa a las empresas responsables dentro de las 24 horas siguientes a su detección y, cuando es responsable, lo reporta a la SIC y se lo comunica a usted en los términos de ley.

13. Conservación

Como responsable, HRC conserva los datos mientras dure la relación y por los términos que exijan las normas comerciales, contables, tributarias y de prevención de lavado de activos, y la evidencia de firma y verificación el tiempo necesario para acreditar la validez de los documentos firmados y atender solicitudes por suplantación. Como encargado, conserva los datos según lo pactado con la empresa responsable y, al terminar la relación, los devuelve y los borra. Vencidos los términos, los datos se suprimen o anonimizan.

14. Cambios y vigencia

Los cambios sustanciales se publican en este sitio y se comunican con al menos quince (15) días hábiles de anticipación. Esta política (HRC-POL-001, versión 2) rige desde 13 de noviembre de 2026 y reemplaza las versiones anteriores.